Une clé USB personnalisée pour les notaires !
Vous êtes notaire et vous cherchez un support informatique pour transmettre les actes à vos clients ?
La clé USB « carte de crédit » personnalisée, le format privilégié par nos clients notaires.
Elle est plate et peut se ranger facilement dans un dossier avec des documents papier.
Elle a une surface assez grande pour pouvoir imprimer les coordonnées complètes des notaires, les noms des notaires associés, le logo des notaires et celui du cabinet.
Son prix est très raisonnable par rapport à celui d’un acte dans sa globalité et il peut être refacturé au client.
Les avantages de la clé USB par rapport à l’envoi de fichier par messagerie :
La clé USB personnalisée a plein d’avantages que n’a pas un envoi par messagerie :
- Objet physique, elle est moins facile à perdre pour les usagers.
- Pas de problème lié à la messagerie (erreur de saisie, dépassement de la taille, sécurité, fausse manipulation : la clé USB est donnée en main propres).
- Elle contient son propre espace de stockage.
- Elle ne peut pas être jetée par erreur aussi facilement.
- Personnalisée par le cabinet de notaires elle ne peut se confondre avec aucune autre.
De ce fait la clé USB personnalisée permet de gagner du temps en évitant les inévitable demandes de renvoi pour des problèmes de messagerie divers et pour des problèmes de classement par l’utilisateur.
La dématérialisation des actes notariés
Avec la dématérialisation des actes notariés les notaires donnent désormais des versions informatiques plutôt que des versions papier.
Pour transmettre ces actes ils peuvent utiliser un système de messagerie ou donner les fichiers sur des supports informatiques. La clé USB personnalisée est un des supports.
Comparatif clé usb vs messagerie pour transmettre des documents officiels.
Première solution pour transmettre ses documents : la clé USB
Simple et efficace, ce petit support de stockage a beaucoup d’atouts. La clé USB se glisse dans la poche, peut contenir énormément de données et donc de documents (certaines clés existent en 2 To). De plus, sa standardisation fait que vous pouvez la brancher pour ainsi dire n’importe où. Ainsi, le destinataire du document n’aura pas à subir un éventuel problème de réception. Sa durée de vie se compte en années, certains constructeurs garantissent même leur matériel à vie. Vous pouvez donc vous en servir comme d’archives papier, en les stockant dans un tiroir. Vous apprécierez le gain de place ! Seul bémol : son coût à l’achat, qui selon la capacité de stockage, peut s’avérer un peu élevé. Sachez cependant qu’un modèle standard de 32 Go vous en coûtera environ une dizaine d’euros, ce qui permet déjà de stocker beaucoup de données. C’est d’ailleurs l’une de ses utilisations complémentaires : l’archivage de vos documents numériques.
Deuxième solution pour transmettre ses documents : la messagerie électronique
Bien sûr, il existe aujourd’hui des systèmes de messageries sécurisés pour des documents signés électriquement. Cependant ces systèmes ont également un coût tout en étant souvent compliqués pour les clients. L’avantage, c’est évidemment le côté instantané de la transmission… Se pose également le problème du tri. Pas si simple pour le client de s’y retrouver avec tous les expéditeurs, destinataires, objets de mail… À moins d’un classement régulier et minutieux, leur messagerie électronique peut vite ressembler à un capharnaüm.
